FAQ - Häufig gestellte Fragen

Grundlagen

Was ist CAFM?
CAFM steht für Computer Aided Facility Management. Es ist eine Software zur digitalen Verwaltung von Gebäuden und Anlagen. Damit lassen sich Flächen, Wartungen, Energieverbrauch und viele andere Prozesse planen und steuern. Ziel ist ein effizienter und transparenter Betrieb.

Was ist Facility Management (FM)?
Facility Management beschreibt die Verwaltung von Gebäuden, Anlagen und Services. Dazu gehören:

  • Technisches FM: Wartung, Energie, Sicherheit
  • Infrastrukturelles FM: Flächen, Reinigung, Zutritt
  • Kaufmännisches FM: Verträge, Kosten, Budgets

Was ist eine Instandhaltungssoftware?
Eine Instandhaltungssoftware (auch CMMS) organisiert Wartung und Reparaturen. Sie hilft bei Planung, Durchführung und Dokumentation von Arbeiten an Maschinen, Anlagen und Gebäuden.

Wann brauche ich CAFM und wann reicht eine einfache Instandhaltungssoftware?
  • Eine Instandhaltungssoftware reicht, wenn nur Wartungsprozesse digitalisiert werden sollen.
  • CAFM ist sinnvoll, wenn zusätzlich Flächen, Energie oder Verträge verwaltet werden.
  • Faustregel: Ab 5.000 m² Gebäudefläche oder über 500 Anlagen wird CAFM meist wirtschaftlicher.
Welche Vorteile bietet eine digitale Lösung gegenüber Excel?
  • Automatische Terminplanung und Erinnerungen
  • Mobile Nutzung für Techniker
  • Zentrale Dokumentenablage mit Suche
  • Berichte in Echtzeit
  • Keine Versionskonflikte
  • Einfache Integration mit anderen Systemen
Cloud oder On-Premise – was ist besser?
Cloud: geringere IT-Kosten, automatische Updates, ortsunabhängiger Zugriff.
On-Premise: volle Datenkontrolle, individuelle Anpassung, unabhängig vom Internet.
Welche Grundfunktionen sollte jede Instandhaltungssoftware haben?
  • Anlagenverwaltung
  • Wartungsplanung (präventiv und reaktiv)
  • Arbeitsaufträge
  • Ersatzteilmanagement
  • Mobile App
  • Berichte und Auswertungen
  • Dokumentenmanagement

Was ist präventive Instandhaltung?
Hier werden Wartungen regelmäßig nach festen Intervallen durchgeführt, bevor Schäden entstehen. Das senkt Ausfallzeiten und verlängert die Lebensdauer der Anlagen.

Wie funktioniert die mobile Nutzung?
Techniker bearbeiten Aufträge per App, machen Fotos, erfassen Messwerte und arbeiten auch offline. Die Daten werden später automatisch synchronisiert.
Wie lange dauert die Einführung?
  • Einfache Instandhaltungssoftware: ca. 2–6 Wochen
  • Standard-CAFM: 2–6 Monate
  • Komplexe Projekte: 6–18 Monate Die Dauer hängt von Datenqualität, Schulung und Anpassung ab.
Was kostet die Software?
  • Cloud: 30–150 € pro Nutzer/Monat
  • On-Premise: 1.000–10.000 € einmalig pro Nutzer, plus Wartung
  • Weitere Kosten: Implementierung, Schulung, Datenübernahme
Wie bereite ich mich auf die Einführung vor?
  1. Anlagen und Prozesse erfassen
  2. Ziele festlegen
  3. Projektteam aufstellen
  4. Daten bereinigen
  5. Mitarbeiter frühzeitig einbinden

Wie lässt sich CAFM in bestehende Systeme integrieren?
Über Standardschnittstellen (APIs) zu ERP-Systemen wie SAP oder Microsoft Dynamics sowie zu Gebäudetechnik und IoT-Sensoren. So werden Daten automatisch synchronisiert.

Wie ist die Datensicherheit gewährleistet?
Seriöse Anbieter sind ISO 27001-zertifiziert, DSGVO-konform und bieten Verschlüsselung sowie regelmäßige Backups. Cloud-Systeme sollten Server in Deutschland oder der EU nutzen.

Kann ich Excel-Daten übernehmen?
Ja. Wichtig sind saubere und vollständige Daten. Die Aufbereitung kann bis zur Hälfte des Einführungsaufwands ausmachen.

Welche Einsparungen sind realistisch?
  • Instandhaltungskosten: 10–30 %
  • Energiekosten: 5–15 %
  • Verwaltungsaufwand: 20–40 % weniger
  • Ausfallzeiten: 30–50 % weniger
Wann rechnet sich die Investition?
  • Instandhaltungssoftware: meist nach 6–12 Monaten
  • CAFM-Systeme: nach 1–3 Jahren. Je mehr Anlagen und Prozesse, desto schneller der ROI.
Was sind typische Stolpersteine bei der Einführung?
  • Unvollständige Stammdaten
  • Fehlende Akzeptanz
  • Zu komplexe Prozesse
  • Keine mobile Nutzung
  • Unklare Zuständigkeiten

Wie erreiche ich Nutzerakzeptanz?
Mitarbeiter einbeziehen, Nutzen klar zeigen, Schulungen anbieten, einfach starten und kleine Erfolge sichtbar machen.

Was tun, wenn die Software nicht genutzt wird?
Ursachen prüfen, nachschulen, Prozesse vereinfachen, engagierte Nutzer einbinden und Verbesserungen offen kommunizieren.

Was ist wave Facilities?
wave Facilities ist eine CAFM-Software von Loy & Hutz. Sie ist modular aufgebaut, leicht zu bedienen und deckt alle FM-Bereiche ab – von Wartung über Flächen bis Energiemanagement.

Welche Vorteile bietet wave Facilities?

  • Einfache, webbasierte Oberfläche
  • verschiedene Clients
  • Module nach Bedarf
  • Entwicklung und Support in Deutschland
  • Mobile Apps für iOS und Android
  • Schnelle Einführung durch Standardprozesse

Für wen ist wave Facilities geeignet?
Für mittelständische und große Unternehmen, Immobilienverwalter und öffentliche Einrichtungen, die eine professionelle, aber übersichtliche Lösung suchen.

Welche Module gibt es?
Auszug: FM-BASIS, FM-FLEX, CAFM-CONNECT-INTERFACE, IOT-INTERFACE, WORKPLACE, CAD, ROOM & SPACE, MAINTENANCE, REG-IS, TICKET, waveware® MOBILE TICKET, BIM, IT-ASSET uvm.

Was unterscheidet wave Facilities von anderen Lösungen?
Praxisnahe Funktionen, persönlicher Support, transparente Preise und eine stabile Architektur.

Wie läuft die Einführung ab?

  1. Analyse der Anforderungen
  2. Konfiguration der Software
  3. Datenmigration
  4. Anwenderschulung
  5. Begleiteter Start mit Support

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