Bayer AG
Case Study
waveware®: Die eine zentrale Software-Plattform für alle Workflows
Bayer AG
Standort
Berlin, Wuppertal, Leverkusen, Bergkamen
Anzahl Anwender
ca. 5.000 (am Standort Berlin)
Branche
Pharmaceuticals
Projektzeitraum
Seit 2014 fortlaufend
Lösungen
Der Hintergrund
Der Umstieg von visual FM auf die zentrale Software-Plattform waveware®
Viele Jahre hatte die Bayer AG am Standort Berlin die CAFM-Software visual FM von Loy & Hutz zuverlässig im Einsatz, die dessen Systempartner, die aviant GmbH, implementiert hatte. Auch den Support des laufenden Betriebs übernahm aviant. 2014 jedoch brachte Loy & Hutz eine revolutionäre Nachfolge-Lösung auf den Markt: die zentrale Software-Plattform waveware®, auf der die CAFM-Software wave Facilities und Software-Pakete für digitale Unternehmensprozesse laufen, aber auch Business-Anwendungen und Datenbanken anderer Hersteller.
Der modulare Aufbau von waveware® sucht bis heute seinesgleichen und setzt Maßstäbe in der Zentralisierung und Flexibilität. Diese Mehrwerte hat die innovationsgetriebene Bayer AG am Standort Berlin sehr früh für sich erkannt. Der Konzern beauftragte daher aviant mit der Implementierung und war ein Anwender der ersten Stunde. Heute ist waveware® aus der Bayer AG nicht mehr wegzudenken. Denn die zentrale Software-Plattform liefert Workflows, die funktionieren, auch unter dynamischen Bedingungen.
Die Herausforderungen
1. Die Zentralisierung aller Facility-Management-, CAFM- und Instandhaltungsprozesse auf einem System inkl. Daten-Migration
Die Bayer AG nutzte am Standort Berlin für ihre Prozesse drei Software-Systeme: ein Konferenzraummanagement-System inkl. Catering- und Geräte-Feature, ein CAFM-System fürs Flächenmanagement sowie das CAFM-System visual FM fürs Instandhaltungsmanagement, das auch das Ticketsystem enthielt. Diese Lösungen haben jedoch zu einer Vielzahl von Insellösungen und Schnittstellen geführt, was die Betriebskosten für Server, Lizenzen, Updates und Wartung erhöht hat.
Um die Effizienz weiter zu steigern, hatte sich Bayer das Ziel gesetzt, ein zentrales System zu entwickeln, das alle Daten und Prozesse vereint.
Die Kosten sollten gesenkt, die Effizienz erhöht und die Zukunftsfähigkeit vorangetrieben werden. Zudem sollten künftig weitere Prozesse zentralisiert werden. So zum Beispiel die Transportlogistik, die ebenfalls eine Insellösung darstellte. Auch sollten die vielen Lotus-Notes-Datenbanken aufgelöst werden. Mit dem Fokus auf Zentralisierung war zudem die Migration vieler Daten Teil der Agenda.
2. Die Flexibilität des zentralen Systems für softwareseitige Anpassungen sowie neue Funktionen, Prozesse und Software-Pakete
Die Lösungen
1. waveware® als zentrale Software-Plattform und die Migration aller Daten in dieses System durch die aviant GmbH
Die Kosten senken und die Effizienz erhöhen. Das konnte nur mit der zentralen Software-Plattform waveware® von Loy & Hutz gelingen: dieser ganzheitlichen Entwicklungsplattform, die enorme Konfigurationsmöglichkeiten bietet und auf der die CAFM-Software wave Facilities sowie Software-Pakete für digitale Unternehmensprozesse laufen, aber auch Datenbankprogramme und Business-Anwendungen anderer Hersteller, so dass eine intelligente, weil zentrale Gesamtlösung entsteht.
Um diese Lösung für die Bayer AG am Standort Berlin zu implementieren, waren durch die aviant GmbH zunächst enorme Datenmengen verlustfrei in waveware® zu überführen: die Konferenzraummanagement-Daten, die Flächen-Daten sowie die Instandhaltungsmanagement- und Ticketsystem-Daten aus visual FM. Auch alle damit verbundenen Personen-Daten waren zu migrieren und vor allem: zu harmonisieren. Zusätzlich wurden die Logistikdaten aus dem Transportservice in waveware® überführt und etliche Lotus-Notes-Datenbanken Schritt für Schritt aufgelöst.
2. Die Anpassung von Software-Paketen sowie die Entwicklung neuer Funktionen, Prozesse und Software-Pakete auf waveware® durch die aviant GmbH
Viel Software-Customizing. Das konnte nur mit der CAFM-Software wave Facilities und den Software-Paketen für digitale Unternehmensprozesse von Loy & Hutz gelingen. Die Software-Lösungen sind modular aufgebaut, die Pakete kombinierbar und jederzeit beliebig erweiterbar. Vor allem aber lässt sich wave Facilities mit den bestehenden Bordmitteln, also dem Designer und Constructor, flexibel anpassen. Daher ebenfalls Teil der Lösung: die aviant GmbH, die über das Fach- und Erfahrungswissen verfügt, diese Anpassungen umzusetzen. Auch Neu-Entwicklungen gehören zum Know-how von aviant. So waren zum Beispiel der Arbeitsgenehmigungsprozess und der Besucheranmeldeprozess die ersten größeren Entwicklungsaufgaben, die die Bayer AG an aviant richtete, nachdem die Daten-Migration vollzogen war. waveware® ist für das Customizing übrigens wie gemacht, weil modular in seiner Architektur.
Die Ergebnisse
1. Die erfolgreiche Zentralisierung aller Facility-Management-, CAFM- und Instandhaltungsprozesse sowie digitalen Unternehmensprozesse an vier Standorten der Bayer AG
Mit waveware® und der aviant GmbH hat die Bayer AG ihre Prozesse erfolgreich zentralisiert. Alle Workflows laufen auf einer technischen Infrastruktur, auf einer Maschine. Das hat die Kosten für die Server, Lizenzen und Updates, den Betrieb und die Wartung stark gesenkt und die Effizienz erhöht. Alle Prozesse sind als intelligente Gesamtlösung jederzeit dort verfügbar, wo sie gebraucht werden. Der Zugriff auf waveware® ist dabei über verschiedene Client-Arten möglich: webbasiert, per Web-App, mobil oder lokal per PC, ganz nach Bedarf.
Gut 3.500 Nutzer haben bei der Bayer AG webbasiert Zugriff auf das System. Die Benutzerfreundlichkeit sorgt für eine hohe Akzeptanz des Systems. Selbst System-Updates funktionieren mit waveware® einwandfrei. Die Nutzer brauchen sich nicht umzugewöhnen.
Nach der Zentralisierung aller Prozesse am Standort Berlin wurde waveware® durch aviant schließlich an weiteren Standorten der Bayer AG implementiert: in Wuppertal, Leverkusen und Bergkamen – und auch das mit Erfolg.
2. Erfolgreiche Software-Anpassungen und Neu-Entwicklungen: ConferenceWeb, eWork, eVisit und Co.
Ob Arbeitsgenehmigung, Besucheranmeldung, Schadstoffkataster oder Umzugsmanagement: Die Bayer AG reizt das Customizing erfolgreich für sich aus. Die aviant GmbH hat für den Konzern viele Software-Lösungen von Loy & Hutz nach Kundenwunsch angepasst sowie eigene Funktionen, Prozesse und Software-Pakete auf waveware® entwickelt. Und aviant tut das nach wie vor, immer direkt aus dem Bedarf der Bayer AG heraus.
Manche der eigens für die Bayer AG entwickelten Software-Pakete werden von Loy & Hutz weiter vermarktet. Sie stehen somit auch anderen Unternehmen zur Verfügung. So zum Beispiel eWork, die Arbeitsgenehmigung, eVisit, die Besucheranmeldung oder ConferenceWeb, das Software-Paket, mit dem alle Workflows rund um das Konferenzraum-Equipment, Infoboards und Catering abbildbar sind. Täglich am meisten genutzt werden bei der Bayer AG die Standortlogistik, das Ticketsystem und die Arbeitsgenehmigung. Die Benutzerfreundlichkeit trägt dem Rechnung.
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